新社会人なら報告書の書き方は過去資料をマネしよう

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新社会人のみなさんこんにちは!

社会人生活には慣れましたか?今回は避けては通れない報告書の書き方について僕の経験をお教えします。

報告書ってどうやって書くの?

報告書の作成が苦手

最初は報告書の書き方がわからず上司や先輩からかなり修正を食らいました。

僕も社会人5年目になります。

あの頃、もっとこんな風にやっていたら効率よく仕事ができたのになあという思いからこの記事を書きました。

この記事を読んだ後ならどのように報告書に手をつけていけばいいかがわかります。

過去の報告書を探そう

報告書と言っても種類はたくさんあります。

例えば出張報告書、試験報告書、調査報告書などなど。

勤務している会社や職種によって内容は異なります。

僕はメーカーで設計の仕事をしているので試験報告書を書くことが多いです。

報告書を書くときにまず確認することは過去に同じテーマもしくは似たテーマの報告書があげられてないか確認することです。

最近設立されたような歴史の浅い会社ではないかもしれません。

ある程度、設立から実績のある会社であれば過去に似たようなことをした報告書がある物です。

全く同一でなくても類似したものがあります。

書き方は過去の報告書を参考にしましょう。

写せる部分が多い過去の報告書が見つかるとラッキーです。

全体の叩き台を作ろう

過去の報告書を見つけたら次は大枠をマネしましょう。

最初から全部詳細に書いていく必要はありません。

むしろ最初から詳細に書いてしまうと全体像が見えなくなってしまいます。

最初は区別するのは難しいかもしれませんが、あまり重要でない部分は時間をかけずにさくっと書いてしまいましょう。

報告書を書くにしても無制限に時間をかけていいというわけにはいかないはずです。

少しずつ報告書を作り上げるまでにどのぐらいの時間がかかるか当たりがつけれるようになりましょう。

全体をざっくりと書き上げてどの部分にどのぐらいの時間がかかるか考えましょう。

そしてどの部分をどのぐらい深掘りする必要があるかを考えることも大切です。

特に考察のような項目がある報告書はどれだけ深掘りできるかが報告者の力量に委ねられています。

僕も仕事柄過去の報告書を参考にすることが多々ありますが、やはり仕事ができる方の報告書は鋭い視点で書いてあります。

文字数を稼げばいいと思っている人や内容はいいけどすごく読みにくい報告書なんかもあり、割とクセがあります。

完成度は8割を目指そう

新人によくあることなのですが、上司や先輩に見せる物だから極限までクオリティを上げようとします。

質の高いアウトプットを心がけることはとてもいいことです。

そういう人は社会人として成長も早いでしょう。

しかし、新入社員のうちから完璧に仕上げる必要はありません。

最初から自分の思った通りに書き上げてしまうと上司の指摘や要望でかなり修正が発生してしまう可能性があります。

さらに調査が必要となり報告書を書いた時間が無駄になっては大変です。

最初は上司が求めている報告書の方向性を合わせるところから始めましょう。

そこで完成度100%ではなく80%程度を目指すことをおすすめします。

最初のうちは6割ぐらいできたら先輩や上長に見てもらって方向性があっているか見てもらえるといいですね。

あまりに完成度が低い状態だと上司も指摘できない場合がありますので最低でも6割ぐらい完成させましょう。

OJT制度などがあり先輩指導員がついていて、4割ぐらいできたら少しずつ確認してもらうえるような環境が理想的です。

ただ、先輩の能力や人柄にもよりますので見極めが重要になります。

社会人になると学生の時のように先生になんでも聞いてなんでも教えてもらえると言う状況はかなりレアケースです。

先輩・上長の指示に素直に従おう

上司や先輩は新入社員の前では立派に見られたいものです。

最初のうちはおかしなことを言われない限り素直に従うと人間関係の構築にもいいでしょう。

作成した報告書を承認する人は大体が上長になるので上長の意見を取り入れるのも報告書の承認を早く済ませることにつながります。

先輩や上長は社会人としての実績も積んでいますのでその言う事を理解して真似することはそのまま成長にもなります。

上司の言うことはたびたび変わることがあります。

前回指摘されたことを報告書に反映させても今度は全然違うことを言われるようなこともあると思います。(僕はよくあります。。。)

おかしいと思うことがあれば反抗してもいいと思います。

ただ、社会は理不尽です。

正しいことを主張しても認められるとは限りません。

認められたとしても全員から快く思われるわけではありません。

新入社員としていきなり反抗するのではなく、仕事の中で実績を積み上げ信頼関係を築いた後にすると印象も変わります。

会社というのは縦社会なのでいちいち反抗しても時間の無駄になることの方が多いです。

上長に従うのが苦痛で仕方ないのであれば部署移動や転職、独立も選択肢の一つと考えましょう。

向き不向きと言うものは確実あります。無理に自分に言い聞かせて苦しむことはありません。

まとめ

報告書の作成に特別なテクニックはいりません。以下の3つのポイントを心がけましょう!

  • 報告書を作るときは過去の報告書をマネして作成しよう!
  • 全体の叩き台を作って作成にかかる時間を推測しよう!
  • 完璧でなくても8割できたら上長や先輩に見せて確認してみよう!

テンプレートなどを利用して報告書は効率よく書いていききましょう!

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